Vācijas Ārlietu ministrija un Vācijas pārstāvniecības ārvalstīs apstrādā personas datu saskaņā ar Vispārējās datu aizsardzības regulu (VDAR), Federālo datu aizsardzības likumu, kā arī atsevišķos gadījumos ar speciāliem normatīvajiem aktiem. Lai Jūs informētu par datu apstrādi un Jūsu tiesībām, kā arī pildītu savu pienākumu sniegt informāciju saskaņā ar VDAR 13. un 14. pantu, turpmākajā rakstā mēs Jums sniegsim informāciju par  personas datu apstrādi, izmantojot mūsu tīmekļa vietni, kontaktējoties (vai nu ar kontaktveidlapu vai arī e-pastu, pa telefonu vai pa pastu), kā arī abonējot kādu no mūsu ziņu izdevumiem.

1. Pamatinformācija

1.1. Atbildīgais un pilnvarotais datu aizsardzības jautājumos

Saskaņā ar Likuma par Vācijas Ārlietu dienestu 2. punktu Ārlietu ministrijas centrālais aparāts un pārstāvniecības ārvalstīs kopā veido centralizētu federālo iestādi.

Saskaņā ar VDAR 4. panta 7. punktu atbildīgais par personas datu apstrādi ir

Auswärtiges Amt (Ārlietu ministrija)

Werderscher Markt 1

10117 Berlin

Tālr.: +49 (0)30 18 17-0 / Iedzīvotāju apkalpošanas serviss: +49 (0)30 18 17-2000

Fakss: +49 (0)30 18 17-3402

Iedzīvotāju apkalpošanas servisa kontaktveidlapa

Vācijas Ārlietu ministrijas pilnvarotais datu aizsardzības jautājumos sasniedzams:

Datenschutzbeauftragte/r des Auswärtigen Amts

Auswärtiges Amt

Werderscher Markt 1

10117 Berlin

Tālr.: +49 (0)30 18 17-7099

Fakss: +49 (0)30 18 17-5 7099

Pilnvarotā datu aizsardzības jautājumos kontaktveidlapa

Ja Jums ir jautājumi par datu aizsardzību, varat griezties arī pie kontaktpersonām datu aizsardzības jautājumos pārstāvniecībās ārvalstīs. Informācija par to, kā sazināties ar kontaktpersonu datu aizsardzības jautājumos pārstāvniecībā ārvalstīs, atrodama šī raksta noslēgumā.

1.2. Personas dati

Personas dati aptver visu informāciju, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisko personu. Par identificējamu tiek uzskatīta fiziskā persona, kas tieši vai netieši ir identificējama, īpaši ar tās vārdu, kodu, datiem par atrašanās vietu vai tiešsaistes kodiem (VDAR 4. panta 1. daļa)

1.3. Datu apstrādes juridiskais pamats

Mēs apstrādājam Jūsu personas datus, pamatojoties uz:

• VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunktu, ja Jūs esat piekrituši datu apstrādei (piem., pasūtot aktuālo informāciju.)
• VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunktu, ja datu apstrāde ir nepieciešama, lai izpildītu līgumsaistības vai arī ar priekšlīgumu saistītu pasākumus.
• VDAR 6. panta 1. punkta c) apakšpunktu, ja datu apstrāde ir nepieciešama, lai izpildītu kādu no mums uzliktajām juridiskajām saistībām
• VDAR 6. panta 1. punkta d) apakšpunktu, ja datu apstrāde ir nepieciešama attiecīgās personas vai citas personas vitālās interesēs
• VDAR 6. panta 1. punkta e) apakšpunktu savienojumā ar Federālā Likuma Par datu aizsardzību 3. punktu,  ja datu apstrāde ir nepieciešama, izpildot mums uzticētu uzdevumu sabiedrības interesēs vai arī īstenojot valsts varu (piem., sniegt atbildes uz kontaktveidlapā uzdotiem jautājumiem). Vācijas Ārlietu ministrijas un tās pārstāvniecību ārvalstīs uzdevumu lokā ietilpst arī sabiedriskās attiecības un informācijas par Vācijas Federatīvo Republiku nodrošināšana ārvalstīs (skat. Likuma par ārlietu dienesta 1. punktu.)

2. Personas datu apstrāde šīs tīmekļa vietnes izmeklēšanas laikā

2.1. Informācija par personas datu iegūšanu

Katru reizi, izmantojot Vācijas Ārlietu ministrijas tīmekļa vietni, dati par pieprasījumu tiek zināmu laiku uzglabāti un apstrādāti īpašā protokola datu bāzē.

Statistiskas  analīzei izmantotais izsekošanas  rīks ir matomo konfigurēts tā, ka lietotāja personas dati netiek iegūti.

Bez tam tiek modificēta Jūsu IP adrese, tādējādi padarot to anonīmu, un lietotāju izsekot nav iespējams.

Izsekošanas instruments tiek izmantots Vācijā drošā (BSI drošības sertifikāts) tīkla zonā, izmantojot savus serverus, kā dēļ izsekojamības dati nenoplūst.

Bez tam Jūs varat ieregulēt savas pārlūkprogrammas  iestatījumus tā, ka Jūsu apmeklējums tīmekļa vietnē netiek reģistrēts un izvērtēts  (Do-Not-Track iestatījums). Tādējādi izsekošanas rīks saņem pārlūkprogrammas signālu par to, vai apmeklētāji vēlas vai nevēlas, lai izsekošanas rīks viņu apmeklējumu šādā veidā reģistrētu.

Lai uzzinātu, kā Jums šajā gadījumā rīkoties ar pārlūkprogrammā, ievadiet, piemēram, kādā meklētājā tekstu: „Do not track aktivieren [Jūsu pārlūkprogrammas nosaukums]“

Izmantojot JavaScript izsekošanu, tiks saglabāti šādi dati:

•    pieprasījums (pieprasītās datnes nosaukums), pieprasījuma datums un laiks

•    pārlūkprogrammas tips (piem., Firefox 115.0)

•    pārlūkprogrammas valoda (piem., vācu)

•    izmantotā operētājsistēma (piem.: Windows 11)

•    ierīces tips, modelis, ražotājs

•    ekrāna izšķirtspēja

•    izmantotie  spraudņi: (piem., Flash, Java)

•    sākotnējā tīmekļa vietne (Referrer URL) (iepriekš apmeklētā lapa)

•    slēptā IP adrese

•    valsts un reģions, no kura izdarīts pieprasījums

•    lejupielādes

•    pieprasījumi

•    nosūtīto veidlapu skaits  (atkarībā no mērķa definīcijas)

2.2. Sīkdatņu izmantošana

Pieprasot atsevišķas lapas, navigācijas atvieglošanai tiek izmantotas tā saucamās pagaidu sīkdatnes. Tās neizmanto personas datus un pārstāj darboties līdz ar sesijas beigām.  Arī, lietojot preču grozu, tie lietotas sīkdatnes. Arī šie dati nesaglabājas pēc sesijas beigām.

Tādas sīklietotnes, kas sniedz paplašinātu informāciju par lietotājiem, šinī gadījumā netiek izmantotas.

2.3. Sociālo mediju spraudņu izmantošana

Patlaban mēs izmantojam šādus sociālo mediju spraudņus:  Facebook, Twitter, Instagram un Youtube (Google).  Mēs izmantojām t.s. divkāršās aktivizēšanas risinājumu. Tas nozīmē, ka, apmeklējot mūsu tīmekļa vietni, vispirms spraudņu piedāvātājiem  nekādi personas dati principiāli netiek pārsūtīti.  Tikai tad, kad Jūs aktivizēsiet sociālos tīklus, Jūsu personas dati tiks pārsūtīti attiecīgajam spraudņu piedāvātājam un turpat arī uzglabāti (piedāvātāju no ASV gadījumā tas būs ASV). Mēs izmantojam sociālo mediju spraudņus, lai mijiedarbībā ar Jums un citiem lietotājiem veidotu interesantāku saturu.

Mēs vēršam Jūsu uzmanību uz to, ka sociālie tīkli savu lietotāju datus (piem. IP adresi, personīgu informāciju u.c.) uzglabā atbilstoši savām datu izmantošanas vadlīnijām un izmanto biznesa mērķiem. Par sociālo tīklu veikto personas datu apstrādi Jūs varat iegūt informāciju, izmantojot šīs saites:

Facebook, Twitter, Instagram, Youtube (Google).

Mēs nevaram ietekmēt sociālo tīklu veikto datu ieguvi un to tālāku izmantošanu. Mēs nevaram konstatēt, kādā apmērā, kurā vietā un uz cik ilgu laiku dati tiek uzglabāti, vai tīkli izpilda datu dzēšanas pienākumu, kā dati tiek izvērtēti un sasaistīti un kam tie tiek pārsūtīti.

Tādēļ mēs Jūs lūdzam rūpīgi pārbaudīt, kurus personas datus Jūs nododat sociālo tīklu rīcībā, izmantojot mūsu tīmekļa vietni. Ja Jūs nevēlaties, ka sociālie tīkli saņem Jūsu personas datus, komunicējot, ar mums tīmekļa vietnē, tad Jums vajadzētu izmantot saziņai ar mums citu ceļu, piemēram, šīs tīmekļa vietnes kontaktu veidlapu.

2.4 „Google Maps“

Mūsu tīmekļa vietnē mēs ievietojam arī „Google“  piedāvātos „Google Maps“  pakalpojumus. Tos izmantojot (uzklikšķinot uz attiecīgās kartes), Google apstrādā personas datus, īpaši IP adreses un lietotāju atrašanās vietas datus, kam gan ir nepieciešama Jūsu atļauja (parasti tā tiek sniegta Jūsu mobilās ierīces iestatījumu izvēles gaitā.)

Pakalpojumu piedāvātājs:

Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland

Tīmekļa vietne: https://maps.google.de

Datu aizsardzība: https://policies.google.com/privacy

Iespēja noraidīt (Opt-Out-Plugin): http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

3. Personas datu apstrāde, kontaktējoties ar mums

Kontaktējoties ar mums, Jūsu sniegtie dati (Jūsu vārds, e-pasts, kā arī, iesp., Jūsu adrese, tālr. un faksa numurs), kā arī nosūtītā saturiskā informācija (iesp., personas dati), tiek apstrādāti, lai kontaktētos ar Jums un atbildētu saistībā ar Jūsu jautājumu, un uzglabāti saskaņā ar rakstisko dokumentu uzglabāšanas termiņiem, kas noteikti Reģistratūras direktīvā, ar ko tiek papildināts Vācijas federālo ministriju Kopīgais reglaments.

Gadījumā, ja Jūsu jautājums nav mūsu kompetencē, ir iespējama tā pāradresācija citām federālās zemes vai federālā līmeņa iestādēm, saglabājot personas datu aizsardzību bez tās atsevišķas piekrišanas, ja ir pieņemams, ka pāradresācija, lai saņemtu atbildi uz iesniegto jautājumu, ir Jūsu  interesēs un tādējādi netiek skarti  sensitīvi personas dati (VDAR 6. panta 1. daļa, e ievilkums savienojuma ar Federālā datu aizsardzības likuma 3. punktu, 25. punkta 1. daļa savienojumā ar 23. punkta 1. daļas 1. apakšpunktu.)

4. Jaunumu nosūtīšana

Jūs varat abonēt kādu no mūsu jaunumu biļeteniem, kurā mēs Jums sniedzam informāciju par Ārlietu ministrijas jaunumiem un informāciju presei vai arī par norādēm ceļotājiem un drošību.

Lai reģistrētos mūsu jaunumu saņemšanai, tiek izmantota tā saucamā “Double-opt-in” procedūra. Tas nozīmē, ka pēc piereģistrēšanās mēs nosūtīsim e-pastu uz Jūsu norādīto e-pasta adresi, kura lūgsim Jūs apstiprināt, ka Jūs vēlaties saņemt Jaunumus. Tikai pēc saites apstiprināšanas e-pastā  Jūsu e-pasta adrese tiks saglabāta Jaunumu nosūtīšanai uz laika posmu, kurā Jūs  tos vēlēsities saņemt. Ja Jūs savu reģistrāciju neapstiprināsiet 24 stundu laikā, informācija par Jums tiks dzēsta automātiski.

Jūs varat savu piekrišanu Jaunumu saņemšanai atsaukt jebkurā laikā, atsakoties no to pasūtīšanas. To Jūs varat izdarīt, aktivizējot saiti, kas norādīta katrā e-pastā, ar kuru tiek atsūtīti jaunumi.

5. Drukāto izdevumu pasūtīšana

Ja Jūs caur mūsu tīmekļa vietni pasūtīsiet brošūras, bukletus un citus drukātos izdevumus, lai apstrādātu attiecīgo pasūtījumu, mums būs nepieciešami šādi personas dati:

• Vārds, uzvārds
• Iela, mājas numurs
• Pasta indekss un vietas nosaukums
• E-pasta adrese

Ja mēs neveiksim pasūtījuma galīgo apstrādi, Jūsu iesūtītos datus mēs pārsūtīsim Trešajai pusei (nosūtītājfirmai, iespējams, citām iestādēm un institūcijām, ja tās nosūta pasūtītos materiālus). Jūsu datu apstrādes juridiskais pamats ir Jūsu piekrišana saskaņā ar VDAR 6. panta 1. daļas a ievilkumu.) Gadījumā, ja nav saņemti iepriekš minētie dati, tad pasūtījuma apstrāde nav iespējama.

Jūsu sniegtie dati tiek izdzēsti pēc 90 dienām kopš pasūtījuma sagatavošanas nodrošināšanas.

6. Sarīkojumi, sabiedriskās attiecības

Veicot savus uzdevumus, Vācijas Ārlietu ministrija un Vācijas pārstāvniecības ārvalstīs organizē  vai palīdz organizēt dažādus pasākumus.

Lai ielūgtu viesus uz kādu sarīkojumu, mēs apkopojam dažādus personas datus (vārds, adrese u.t.t.). Tas ir iespējams, izmantojot dažādus komunikācijas ceļus, piemēram, veidlapas vai tiešsaistes pieteikuma aizpildīšanu, pa telefonu vai arī pasniedzot vizītkarti.

Tas, kādi personas dati nonāk mūsu rīcībā, ir atkarīgs no attiecīgās veidlapas, aizpildāmās sagataves, vai arī no sarunas laikā iegūtiem datiem.

6.1. Pavadošo personu dati

Lai atbilstoši sagatavotos sarīkojumam, tiek iegūti un apstrādāti arī to personu dati, kuras pavada ielūgtos viesus. Arī šīm personām, tāpat kā visām iepriekš pieminētajām, ir tiesības iegūt informāciju saskaņā ar 7. punktu (personu tiesības, uz kurām tas attiecas).

6.2. Datu ieguve no publiskiem avotiem

Bez tam Vācijas Ārlietu ministrija  arī  iegūst un apstrādā datus no publiski pieejamiem avotiem , piemēram, attiecīgo personu tīmekļa vietnēm, vai arī publiski pieejamiem sarakstiem.

6.3. Iegūto datu apstrādes procedūra

Personas dati netiek bez atļaujas nodoti Trešajām personām. Tos mēs uzglabājam iekšējai lietošanai, lai organizētu un rīkotu pasākumus (piemēram, ielūgto viesu sarakstu sagatavošanai, ieejas kontrolei u.c.). Mēs varam likt datus pāradresēt un likt apstrādāt datu apstrādātājiem, kas personas datus izmanto vienīgi tāpēc, lai mēs tos varētu izmantot iekšējām vajadzībām.

Atkarībā no pasākuma veida mēs esam rīkotāji kopā ar vēl kādu citu sadarbības partneri. Šajā gadījumā pasākuma interesēs iegūtie dati tiek pāradresēti mūsu sadarbības partneriem, kuri tos drīkst izmantot tikai un vienīgi, lai pasākums varētu notikt plānotajā veidā. Pasākuma organizācijas procesa ietvaros tiek arī sniegta informācija par to, kas katrā konkrētajā gadījumā ir minētie sadarbības partneri.

Dati tiek uzglabāti vienīgi tik ilgi, cik tas ir nepieciešams pasākuma organizācijai un norisei, kā arī mūsu uzdevumu izpildei sabiedrisko attiecību jomā.

Kā vēstuļu/ielūgumu saņēmējs Jūs varat katrā laikā atteikties no tālākiem vēstuļu/ielūgumu sūtījumiem.

6.4. Fotografēšana

Vācijas Ārlietu ministrijas un Vācijas pārstāvniecību ārvalstīs sabiedrisko attiecību darbā sarīkojumu un tikšanos laikā fotografē un fotogrāfijas tiek publicētas. Iespējams, ka Jūs uz tām esat redzami un atpazīstami. Jūs varat iebilst pret fotografēšanu un fotogrāfiju publicēšanu. Lai pret to iebilstu, lūdzam Jūs vērsties nepastarpināti pie fotogrāfa vai arī izmantot iepriekš minētos kontaktus. Lūdzam ņemt vēra, ka mēs nevaram ietekmēt klāt esošos preses un mediju pārstāvjus, ja viņi fotografē. Saskaņā ar VDAR viņi paši nes atbildību.

7. Jūsu tiesības

7.1. Saistībā ar Jūsu personas datiem saskarsmē ar mums Jums ir šādas tiesības:

•     Tiesības uz izziņām (Vispārējās datu aizsardzības regulas 15. pants)
•     Tiesības uz izlabošanu (Vispārējās datu aizsardzības regulas 16. pants)
•     Tiesības uz izdzēšanu (tiesības tikt aizmirstam) (Vispārējās datu aizsardzības regulas 17. pants)
•     Tiesības uz apstrādes ierobežojumiem (Vispārējās datu aizsardzības regulas 18. pants)
•     Tiesības uz datu pārnešanu (Vispārējās datu aizsardzības regulas 20. pants)
•     Tiesības uz protestu pret apstrādi (Vispārējās datu aizsardzības regulas 21. pants)

7.2. 

Ja Jūsu personas datu apstrāde tiek veikta, pamatojoties uz Jūsu atļauju, Jums ir tiesības to atsaukt jebkurā laikā, neminot iemeslus. Atsaucot atļauju, tas neietekmē datu apstrādes likumību, kas tika veikta pirms atsaukuma  (Vispārējās datu aizsardzības regulas 7. panta 3. ievilkums).

7.3.

Bez tam Jums ir tiesības kādā datu uzraudzības iestādē  sūdzēties par mūsu veikto personas datu apstrādi  (Vispārējās datu aizsardzības regulas 77. pants). Par Vācijas Ārlietu ministriju un Vācijas pārstāvniecībām ārvalstīs kompetentā uzraudzības iestāde ir:

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

Graurheindorfer Straße 153
D-53117 Bonn

8. Pārstāvniecības ārvalstī kontaktpersona datu aizsardzības jautājumos